Einladungskarten in physischer Form zu gestalten, ist ein wichtiger Schritt, um das anstehende Event bei Freunden, Familie, Bekannten, Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern bekannt zu geben. Wichtig ist hier, dass man seinen Gästen die wichtigsten Eckdaten mitteilt. Was wird gefeiert? Wer feiert? Wo und wann findet die Feier statt? Am Anfang der Einladungskarte muss daher der Name des Gastgebers stehen. Datum, Uhrzeit und Adresse der Location folgen nach dem Namen.

Um besser planen zu können, kann man die Gäste um eine Rückmeldung bis zu einem bestimmten Datum bitten. Das hat den Vorteil, dass man als Gastgeber dann weiß, mit wie vielen Gästen man rechnen muss. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, auch Kontaktdaten wie die Handynummer und die E-Mail-Adresse auf der Einladungskarte anzugeben.

Je nach Event kann man weitere Ergänzungen vornehmen. So ist es beispielsweise schon in der Einladungskarte möglich, eine Wegbeschreibung hinzufügen. Auch Hinweise zum Ablauf der Feierlichkeiten, zu Übernachtungsmöglichkeiten, zu Geschenkwünschen, zum Motto der Feier und zum Dresscode können in der Einladungskarte Platz finden. Zudem ist es möglich, eine Karte für die Rückantwort hinzuzufügen.

Einladungskarten wie größere Anlässe wie Hochzeiten erfordern oftmals noch mehr Informationen. Hier kann sich das Paar vorab Gedanken machen, ob man eine Art Hochzeits-FAQ anhängen möchten. In einem FAQ können Fragen, die vermutlich viele der Gäste haben werden, einmal einheitlich beantworten. Man kann dieses FAQ der Einladung hinzufügen oder dies eben später zusenden, wenn Rückfragen kommen. Das ist dann beispielsweise auch per E-Mail möglich. Kommen Rückfragen, kann man Zeit sparen, indem man nicht jede einzelne Frage einzeln beantwortet, sondern das vorab erstellte FAQ verschickt.

Mittlerweile gehört es schon fast zum Standard nach größeren Feierlichkeiten wie Hochzeiten Dankeskarten beziehungsweise Danksagungskarten zu verschicken. Auch nach Geburtstagen, einer Taufe oder einem Firmenjubiläum sind Dankeskarten eine schöne Geste. Sie runden das Event ab und Freunden, Verwandten, Bekannten, Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern wird mitgeteilt, wie sehr man sich über ihr Kommen gefreut hat.

Während die Einladungskarten zum Geburtstag, zur Hochzeit oder zur Taufe gerne lustig und originell sein können, wird empfohlen, sich in einer Dankeskarte einfach aufrichtig zu bedanken. Gerne kann zum Dank ein Gedicht oder ein Spruch hinzugefügt werden. Für viele gehören auch Fotos von der Feierlichkeit auf solch eine Danksagungskarte. Nach einer Hochzeit, einem Firmenevent oder einer Taufe kann man beispielsweise eine Foto-Collage erstellen und diese direkt auf die Dankeskarten drucken lassen.

Neben Einladungs- und Danksagungskarten ist es möglich, Grußkarten zu versenden. Wer möchte, kann beispielsweise individuelle Grußkarten zu Weihnachten oder Neujahr selbst gestalten und verschicken. Man kann Freunden oder Verwandten schöne Feiertage und ein frohes neues Jahr wünschen. Bei der Gestaltung eigener Grußkarten kann man der eigenen Kreativität freien Lauf lassen. Ob lustig, originell, emotional oder klassisch, der eigene Geschmack entscheidet. Auch hier können eigene Fotos zum Beispiel von der Familie vor dem Weihnachtsbaum für die Gestaltung genutzt werden.

Schritt für Schritt zu individuellen Einladungskarten

Es gibt keine festen Gestaltungsregel für Einladungskarten. Das bedeutet, dass diese grundsätzlich den eigenen Bedürfnissen entsprechend gestaltet werden können. Man kann sich beispielsweise zwischen Hoch- und Querformat entscheiden, eine Klappkarte oder die Briefform wählen - erlaubt ist, was dem Gastgeber gefällt. Lediglich die oben genannten Angaben zur Feierlichkeit sollten in der Einladung enthalten sein. Soll die Einladung inhaltlich ganz schlicht gehalten sein, kann sich der Gastgeber auf die wichtigsten Informationen zur Feierlichkeit beschränken. Hierfür kann man die Tabellenform wählen oder einen Fließtext erstellen. Ein Foto oder anderes Motiv bringt etwas mehr Lässigkeit in die Einladungskarte.

Im Trend liegen gerade Einladungskarten, die in Form einer Collage gestaltet werden. Das bedeutet, dass mehrere persönliche Bilder zusammengestellt werden. Bei einer Taufe können dies Bilder des Kindes sein. Bei einer Hochzeit werden Bilder des Paares zusammengestellt. Und geht es um ein Firmenjubiläum, nutzt man Bilder des Unternehmens und der Mitarbeiter dafür. Die Collage dient bei einer Klappkarte als Deckblatt oder kann auch als Hintergrundbild genutzt werden.

Der Kreativität sind bei der Gestaltung von Einladungskarten kaum Grenzen gesetzt. Wer gerne Texte oder Gedichte schreibt, kann hier kreativ werden. Wer gerne malt oder fotografiert, kann seine eigenen Motive für die Gestaltung der Einladungskarten verwenden. Folgende Tipps helfen bei der Gestaltung von Einladungskarten:

Man kann auch mit anderen zusammen an einer Einladungskarte arbeiten. Soll es eine Gruppenarbeit sein und möchte man seine Einladungskarten beispielsweise digital mit dem Partner, der Familie oder Kollegen bearbeiten, dann ist das möglich. Für das gemeinsame Arbeiten an PDF kann man beispielsweise Adobe verwenden. Hier kann man die verschiedenen PDF, die jeder einzelne erarbeitet hat, auch schnell und einfach miteinander vergleichen. Man sieht beispielsweise was der andere an der Einladungskarte in PDF-Form überarbeitet oder hinzugefügt hat. Wenn man PDF vergleichen möchte, kann man wie folgt vorgehen:

Ob man allein oder in der Gruppe an Einladungen arbeitet, es kommt immer darauf an, sich Schritt für Schritt voranzutasten und zu schauen, was passt am besten zum jeweiligen Anlass.