Mit der Zunahme hybrider Modelle und flexibler Arbeitszeiten wird die digitale Zeiterfassung immer komplexer. Schon lange nicht mehr kommen die Mitarbeiter täglich ins Büro, wo Vorgesetzte sie kontrollieren und beobachten können und dabei ganz genau sehen, wer abwesend ist oder zu spät erscheint.
Die Rolle der Zeiterfassung im Unternehmen
Eine präzise Zeiterfassung ist aber nicht nur für die korrekte Abrechnung entscheidend, sondern auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die sich stetig weiterentwickeln. Während früher physische Stundenzettel oder Stechuhren zur Zeiterfassung genutzt wurden, verzichten heute viele Wuppertaler Unternehmen – insbesondere im Bürobereich – ganz auf eine formelle Erfassung. Stattdessen wird auf Vertrauen gesetzt.
Dabei hat der Europäische Gerichtshof schon im Jahr 2019 geurteilt, dass die Zeiterfassung in allen seinen Mitgliedstaaten verpflichtend ist. Tatsächlich nutzen aber erst etwa 60 % aller europäischen Unternehmen die Zeiterfassung. Warum ziehen viele der Firmen noch nicht nach? Das liegt vor allem daran, dass die individuellen Staaten ihre Gesetze noch nicht entsprechend angepasst haben. Etwa 40 % der Unternehmen in Deutschland sind sich deshalb unsicher darüber, ob sie die Zeiterfassung überhaupt brauchen. Doch woraus besteht die Zeiterfassung eigentlich und kann sie Unternehmen in ihren alltäglichen Aufgaben helfen?
Die Grundlagen der Software zur Zeiterfassung
Viele moderne Softwares verbinden die Zeiterfassung mit anderen Aspekten aus dem Bereich der Human Resources. So werden nicht nur die Start- und Endzeiten einer Schicht in ihr dokumentiert. Stattdessen kann eine gute Personalmanagement Software auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen und das Recruiting neuer Talente verwalten. Mitarbeiter selbst können ihre Anträge auf Urlaub und ihre Nachweise zu Krankheit im Portal hochladen und all ihre Zeiten und persönlichen Daten einsehen.
Die Lösung zur Zeiterfassung selbst sollte Unternehmen dabei folgende Funktionen bieten:
- Eine minutengenaue Zeiterfassung, bei der der Beginn, das Ende und die Pausen der Arbeit automatisch und fehlerfrei dokumentiert und analysiert werden.
- Eine Warnung, die immer dann entsteht, wenn der Mitarbeiter seine Höchstarbeitszeit erreicht, damit die entsprechenden Regulierungen eingehalten werden.
- Automatische Erinnerungen an Pausenzeiten, sollte der Mitarbeiter zum Beispiel sechs Stunden lang ohne Pause arbeiten. Das dient der Compliance mit den rechtlichen Vorgaben zu Arbeitszeiten in Unternehmen.
Um sich einen besseren Überblick über die Funktionen zu verschaffen, können Unternehmer Tools installieren, welche über die essentiellen Faktoren informieren. Dort ist auch zu sehen, dass es nicht nur die Zeiterfassung, sondern auch die anderen Aspekte des Personalmanagements sind, die in der Software verfügbar sind.
Rechtliche Verpflichtungen zur Arbeitszeiterfassung
Wie bereits erwähnt, hat der Europäische Gerichtshof bereits im Jahr 2019 entschieden, dass Unternehmen die Arbeitszeiten systematisch erfassen müssen – und zwar nicht nur, wie bisher in Deutschland übrig, die Überstunden und Sonntagsarbeit. Bislang haben aber noch nicht alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union dieses Urteil in ein nationales Recht umgesetzt. Deshalb besteht hier aktuell eine gewisse Grauzone.
In Deutschland wird das Arbeitszeitgesetz allerdings aktuell angepasst, sodass Unternehmen wahrscheinlich in der nahen Zukunft sicherstellen müssen, dass der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Die Nachweise und Zusammenfassungen dieser Aktivitäten müssen revisionssicher gespeichert werden, damit die Transparenz über die Pausen und Überstunden gewährleistet wird und der Staat jederzeit auf die Daten zugreifen kann.
Und dennoch sind sich viele Unternehmen unsicher darüber, ob sie bereits zur konsequenten Zeiterfassung verpflichtet sind. Ob sie das sind oder nicht, ist nur eine Frage der Zeit. Wer schon jetzt handelt, kann sich späteren externen Druck zur Anpassung ersparen - und möglicherweise sogar Sanktionen des Staates. Aber auch im Allgemeinen kann die digitale Zeiterfassung, insbesondere als Teil einer umfassenden Software zur Verwaltung des Personals, Unternehmen helfen.
Die Vorteile der Zeiterfassung
- Genauigkeit und Transparenz: Die automatisierte und digitale Zeiterfassung minimiert menschliche Fehler und verhindert Manipulationen. Studien zeigen, dass rund 30 % der Unternehmen Fehler in ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungen feststellen – eine digitale Lösung kann das Risiko erheblich reduzieren und dazu führen, dass die Human Resources Abteilung des Unternehmens ihre Zeit besser nutzen kann.
- Steigerung der Effizienz in den Human Resources Abteilungen: Denn traditionell verbringen viele Mitarbeiter dieser Abteilungen etwa 70 % ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen und tatsächlich auch maschinell erledigt werden können, vor allem in der modernen Geschäftswelt.
- Flexibilität bei hybriden und flexiblen Arbeitsmodellen: Da das Homeoffice, der Außendienst und flexible Arbeitszeiten immer populärer werden, ist es essentiell, dass Mitarbeiter auf die Software zur Zeiterfassung auch auf dem Desktop, in mobilen Apps oder in der Cloud zugreifen können. Gerade auf dem Weg zur Arbeit im Zug oder bei einer Geschäftsreise sind diese Aspekte Gold wert.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Auch die gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen dazu, wie Pausen zu handhaben sind oder bei der Überschreitung von Höchstarbeitszeiten unterstützt die Software die Mitarbeiter. Ganz nebenbei sorgt sie auch für erhöhte Compliance von Seiten des Unternehmens gegenüber dem Gesetz, auch bei Patientenakten.
Die Wahl der besten Lösung für das Unternehmen
Je nach der Struktur des Unternehmens und des Arbeitsmodells gibt es unterschiedliche Methoden der digitalen Zeiterfassung. Mobile Apps sind ideal für Unternehmen mit Modellen des Homeoffice oder Außendienstmitarbeitern, da sie eine flexible und ortsunabhängige Erfassung ermöglichen.
Desktop-Anwendungen eignen sich für Büroangestellte, die ihre Arbeitszeiten direkt über den Computer erfassen. In großen Unternehmen sind oft RFID-Chips oder Chipkarten im Einsatz, mit denen sich Mitarbeiter an Terminals ein- und ausloggen können. Für maximale Sicherheit setzen einige Firmen auf biometrische Systeme, die Fingerabdrücke, Gesichtserkennung oder Iris-Scanner zur Identifikation nutzen.
Die Wahl der passenden Lösung hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab – eine skalierbare Software kann dabei helfen, flexibel mit der Größe und den Bedürfnissen des Unternehmens mit zu wachsen, gerade in einer Region wie Wuppertal, in der es viele Familienunternehmen gibt.
Die Zukunft der digitalen Zeiterfassung
Neue Technologien könnten die digitale Zeiterfassung weiter revolutionieren und für fundamentale Änderungen in der modernen Geschäftswelt sorgen.
- Die künstliche Intelligenz (KI) kann dabei helfen, Arbeitsmuster zu analysieren und Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren, ohne dass dafür kostspielige Zeit aufgewandt werden muss.
- Die Blockchain Technologie kann dabei helfen, die Arbeitszeiten zu speichern, denn sie sorgt dafür, dass die Daten nicht manipuliert werden können.
- Wearables und Smartwatches könnten in der Zukunft genau so dazu verwendet werden, die Zeiten zu erfassen, wie es aktuell schon auf den Desktops und mobilen Endgeräten möglich ist.
- Interessanterweise könnten Unternehmen in der Zukunft auch Aspekte der Gamification nutzen und zum Beispiel Belohnungssysteme für pünktliche Arbeitszeiten einführen, die Mitarbeiter für ihre gute Arbeitsmoral belohnen.
Es lohnt sich, schon jetzt in die digitale Zeiterfassung zu investieren, um damit nicht nur externem Druck in der Zukunft vorzubeugen, sondern auch die eigenen Prozesse zu optimieren und in die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu investieren.
