Wuppertal bundesweiter Vorreiter Jobcenter: Keine Papier-Akten mehr
Wuppertal · Das Wuppertaler Jobcenter setzt nun bei der Archivierung auf eine Software. Selbstverständlich, könnte man meinen, ist es aber nicht. Es gilt mit der Einführung der E-Akte bundesweit als Vorreiter.
Die Behörde hat im Herbst vergangenen Jahres eine enorme Entwicklung geschafft, quasi den Sprung in dieses Jahrhundert, ins digitale Zeitalter: Die E-Akte wurde eingeführt. Bisher lagerte die Behörde Tonnen von zu archivierenden Unterlagen in eigenen Räumen sowie einer eigens für diesen Zweck angemieteten Halle. In Zukunft ist das Archiv platzsparend und vor allem bürokratie-entlastend virtuell gespeichert. Wer denkt, die an die Wuppertaler Stadtverwaltung angeschlossene Behörde hinke mit diesem Schritt weit hinterher, irrt. "Wir sind Vorreiter, eines der ersten Jobcenter, die diesen Schritt wagen", erklärt Behörden-Chef Thomas Lenz.
"Volle Aktenschränke sind modernen Scannern und einem zweiten Bildschirm gewichen", schwärmt Uwe Kastien als Vorstandsmitglied für Finanzen und Personal über die zeitgemäße Errungenschaft. "Es gibt digitale Postkörbe. Akten und Post werden jetzt per Mausklick versendet."
Dass die smarte Technik nun endlich die Mitarbeiter sowie auch die Kunden entlastet, hat einige Vorbereitung gebraucht. Seit anderthalb Jahren arbeitet das Jobcenter an der Einführung der E-Akte. Formulare von 24.000 Fällen wurden digitalisiert, rund eine halbe Millionen Euro ausgegeben.
Und die Mitarbeiter, die 2016 unter anderem wegen des Flüchtlingszustroms Überstunden und Wochenenddienste leisten, mussten zeitgleich in die neue Arbeitsweise eingearbeitet und entsprechend geschult werden. "Mittlerweile haben sich die meisten Kollegen an die E-Akte gewöhnt und beherrschen die Software", sagt Kastien. Überhaupt habe das Programm zu keinem Frust in der Belegschaft geführt. Schließlich locken nun auch Annehmlichkeiten wie Home-Office und flexiblere Arbeitszeiten.
Mit dem Schritt Richtung Gegenwart, ist das Jobcenter in Wuppertal und ganz Deutschland Behördenvorbild. Kastien: "Auch die Stadtverwaltung blickt mit großem Interesse auf uns. Vielen Ämtern steht die Umstellung auf die E-Akte bevor, für sie leisten wir gerade so etwas wie Pionierarbeit."
